Breves notas sobre as submissões escritas na arbitragem
Introdução
No contexto das arbitragens, seja em âmbito nacional ou internacional, a fase escrita se destaca como um elemento crucial no desenvolvimento do procedimento. Apesar de o procedimento arbitral não seguir um rito previamente definido, é prática comum que ele seja conduzido de maneira primordialmente escrita. Isso começa pela fase postulatória, na qual se argumenta e se apresenta a prova documental que fundamenta as alegações.
Este breve ensaio tem como objetivo elucidar os aspectos práticos dessa etapa, enfatizando a relevância das contribuições escritas, a organização dos documentos e a apresentação de provas. Será discutida também a observância da regulamentação pertinente à submissão de declarações de testemunhas, pareceres de especialistas e outros profissionais, destacando sua importância na defesa dos interesses das partes envolvidas no conflito.
Submissões Escritas
Uma “submissão” escrita, conforme definido nos procedimentos arbitrais, engloba a petição ou memorial juntamente com declarações de testemunhas, pareceres de especialistas, provas documentais e anexos.
A palavra deriva do latim “submissio“, que significa “ato de abaixar, enviar, submeter”. Esta, por sua vez, é composta pelo prefixo “sub-“, que significa “sob, abaixo de”, e pelo verbo “mittere“, que significa “enviar”. Com efeito, a ideia central de “submissão” envolve o ato de enviar ou apresentar algo para consideração, avaliação ou decisão de outra autoridade.
Essa dinâmica permite que cada parte apresente sua versão dos fatos e os argumentos de forma ampla. Tanto o requerente quanto o requerido tendem a incluir, já nas suas declarações iniciais as eventuais provas que fundamentam seus argumentos de fato e de direito.
Ainda é possível apresentar provas adicionais que sejam necessárias para esclarecer aspectos do caso, tanto nas réplicas quanto nas tréplicas, desde que haja autorização dos árbitros e que se sigam as diretrizes pré-estabelecidas (e.g. termo de arbitragem, regulamento etc.), com o objetivo de prevenir desordens no processo.
Destacamos que, dependendo das circunstâncias específicas do caso, a obtenção de uma autorização prévia para a apresentação de provas é importante para prevenir a potencial influência indevida no julgamento do árbitro, especialmente em momentos processuais nos quais a admissão de novas evidências pode já não ser permitida ou o prazo para sua apresentação tenha se encerrado. É uma medida imparcializante que não pode ser desconsiderada, na verdade, é sobre-humano exigir que o árbitro ignore uma prova esclarecedora ainda que inadmissível.
Protocolo de Entrega de Documentos
A entrega dos documentos geralmente segue um protocolo pré-estabelecido, iniciando com o envio eletrônico da petição, declarações, pareceres etc., seguido pelo envio físico das provas documentais e anexos. Esse procedimento em duas etapas garante a acessibilidade e a eficiência na recepção dos documentos por todas as partes envolvidas.
A inclusão de versões eletrônicas em formatos pesquisáveis facilita a análise e a referência cruzada dos documentos, otimizando o processo de revisão pelo tribunal arbitral e pelas próprias partes. A opção de submeter versões eletrônicas completas das submissões, incluindo todos os anexos e referências hiperlinkadas, se alinha à crescente digitalização dos processos arbitrais.
Formatação e Apresentação de Documentos
As exigências de formatação e apresentação dos documentos variam conforme o regulamento e podem ser pactuadas com os envolvidos na arbitragem durante a audiência preliminar. Em alguns casos, as diretrizes vão desde o tamanho do papel até a organização em pastas com divisórias tabuladas, visando facilitar a catalogação de provas, revisão e referência. A numeração consecutiva de documentos ao longo da arbitragem permite um procedimento organizado que facilita a análise pelo tribunal arbitral. A inclusão de índices consolidados oferece uma visão geral do material submetido, enquanto a tradução de documentos garante a compreensão plena por todas as partes, independentemente de barreiras linguísticas.
Conclusão
Elaborar alegações escritas apresenta-se como um desafio significativo, especialmente quando se almeja alcançar concisão e coerência frente a questões jurídicas e fáticas de grande complexidade, cenário comum enfrentado por advogados de destaque em disputas arbitrais. Cabe a nós, portanto, a responsabilidade de defender os interesses de seus clientes, buscando a maior eficiência e o melhor resultado possível. Isso se torna ainda mais desafiador quando consideramos que nem sempre se dispõe de uma causa favorável.
Colunista
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