SPED – ECF, com Josenildo Soares
Antes de passar a palavra, uma breve introdução por mim (Tulio Lira):
“Os esforços das administrações fiscais para mover mais de seus processos on-line não só melhoraram a prestação de serviços, reduziram os encargos e melhoraram a conformidade, mas também nos tornaram mais resistentes”, disse Bob Hamilton, Presidente do “Fórum da OCDE sobre Administração Tributária” e Comissário da Agência Fiscal do Canadá.
Ainda segundo estudo da OCDE (disponível aqui), a pandemia da COVID-19, de forma colateral, contribuiu ainda mais para essa transformação dos modelos operacionais das administrações tributárias, e viu algumas mudanças significativas na forma de interagir com os contribuintes. Como exemplo, ocorreu uma queda de 55% nas visitas presenciais pelas administrações tributárias mundo a fora, com um correspondente aumento de 30% nos contatos digitais.
O Brasil, convenhamos, sempre esteve um passo à frente no que toca a digitalização de procedimentos administrativos (e judiciais também – diga-se de passagem).
Certo, as empresas brasileiras têm uma carga tributária muito alta, com obrigações acessórias complicadas e que estão em constante mudança. Hoje, todavia, essas obrigações fazem parte de um sistema digital especializado chamado SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).
As pesadas resmas ficaram para trás e deram espaço, desde sua implementação em 2008, a um moderno sistema para padronizar a prestação de informações para a administração tributária brasileira. Novas obrigações têm surgido para os contribuintes que, se não bem-preparados e auxiliados, podem padecer diante da ainda complexa malha de regras fiscais.
Para falar um pouco sobre uma das mais importantes dessas obrigações acessórias, convido o advogado Josenildo Soares – ex-Auditor Fiscal da Receita Federal, ex-membro da equipe de elaboração e desenvolvimento da ECD e da ECF, especializado em auditoria de empresas de grande porte com cerca de 40 anos de experiência no assunto – para falar sobre a Escrituração Contábil Fiscal – ECF.
Sobre a obrigação acessória das pessoas jurídicas – Escrituração Contábil Fiscal – ECF, por Josenildo Soares:
Está chegando a hora das pessoas jurídicas prestarem contas ao fisco federal de seus resultados econômicos-fiscais do ano-calendário de 2021, com a entrega da Escrituração Contábil Fiscal – ECF. O prazo original para entrega seria 29/07/2022 e (em maio/2022) foi prorrogado pela IN RFB 2.082 para 31/08/2022.
A seguir, alguns comentários sobre essa importante escrituração, com vistas a auxiliar o leitor e potenciais contribuintes.
Sobre a ECF.
A ECF trata-se de obrigação acessória das pessoas jurídicas, instituída desde o ano calendário de 2014, de exigência anual, que se reveste numa escrituração onde deverão ser informadas todas as operações que influenciam a composição da base de cálculo do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), a base de cálculo da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e os respectivos valores devidos, além de outras informações econômico-fiscais das pessoas jurídicas que são de interesse do fisco.
A sua exigência de apresentação veio em substituição à Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), e no seu bojo compõe os livros fiscais: Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur) e Livro de Apuração da Base de Cálculo da Contribuição Social (Lacs), nas formas digitais:
A sua estrutura é distribuída na forma de “blocos” de informações, sendo atualmente composta dos seguintes:
Certamente que as pessoas jurídicas não precisam preencher todos esses blocos. A composição dos blocos e registros exigidos a apresentar será distinta, conforme as atividades econômico-fiscais e forma de apuração do Imposto de renda adotada.
Prazos de entrega.
Atualmente disciplinada pela Instrução Normativa da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil – RFB nº 2.004, de 18 de janeiro de 2021, ela versa que todas as pessoas jurídicas, inclusive equiparadas, devem apresentar até o último dia útil do mês de julho, as suas ECF contendo a escrituração do ano anterior.
Importante. Nas situações especiais de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação ocorridas no ano, a obrigatoriedade de entrega da ECF recai nas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras, para ser entregue até o último dia útil do terceiro mês subsequente ao do evento; sendo que, as situações especiais ocorridas no período compreendido entre janeiro e abril do ano, o prazo de entrega se estende até o último dia útil do mês de julho do mesmo ano.
Neste ano de 2022, em caráter excepcional (conforme mencionado acima), a RFB publicou a Instrução Normativa 2.082, de 18 de maio de 2022, prorrogando em 1 (um) mês o prazo para transmissão da ECF referente ao ano calendário de 2021. Com essa alteração, o prazo final para a apresentação da ECF referente ao ano calendário de 2021, bem como referente às situações especiais ocorridas até 31 de maio de 2022, ocorrerá em 31/08/2022.
Pertinente informar que esses prazos se encerram às 23h59min59s, horário de Brasília, do dia fixado para a entrega.
A apresentação da ECF não é obrigatória para as pessoas jurídicas optantes do Simples Nacional, de que trata a Lei Complementar nº 123/2006; para os órgãos públicos, autarquias e fundações públicas e para as pessoas jurídicas inativas, assim consideradas aquelas que não tenham efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, durante todo o ano.
Sobre a composição da ECF.
Para as pessoas jurídicas que apuram o IRPJ com base no lucro real, portanto, obrigadas a entrega da Escrituração Contábil Digital – ECD, a ECF deve compor:
- e-Lalur (parte A e Parte B);
- e-Lacs (parte A e Parte B);
- plano de contas e saldos das contas contábeis patrimoniais e de resultado, escrituradas na Escrituração Contábil Digital – ECD;
- associação das contas do plano de contas contábeis (ECD) com o plano de contas referencial, definido pela RFB; e
- declarações relativas às informações econômico-fiscais a que se sujeitem as pessoas jurídicas.
Para as pessoas jurídicas que não são obrigadas a entrega da ECD, optantes pela sistemática do lucro presumido, cuja receita bruta no ano seja superior a R$ 1.200.000,00, deverão compor na sua ECF registros com as informações referentes ao seu Livro Caixa.
Multas por falta de entrega.
A falta de apresentação da ECF, nos prazos estipulados pela legislação submete a pessoa jurídica às seguintes multas:
– Se sujeitas à apuração do IRPJ pela sistemática do lucro real, as multas previstas no art. 8º-A do Decreto-Lei nº 1.598, de 1977; a saber:
- a) Multa equivalente a 0,25% por mês-calendário ou fração do lucro líquido antes do IRPJ e da CSLL, no período a que se refere a apuração, limitada a 10%.
a1) Caso a pessoa jurídica não possua lucro líquido, antes do IRPJ e da CSLL, no período de apuração a que se refere a ECF, deverá utilizar como base de cálculo da multa o valor do último lucro líquido, antes do IRPJ e da CSLL, apurado em ano anterior, atualizado pela taxa Selic até o termo final de encerramento do período a que se refere a escrituração sendo entregue em atraso.
a2) A multa será reduzida: em 90%, quando a ECF for apresentada em até 30 dias após o prazo; em 75%, quando for apresentada em até 60 dias após o prazo; em 50%, quando for apresentada depois do prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício e em 25%, se houver a apresentação do livro no prazo fixado em intimação.
– As demais pessoas jurídicas ficam sujeitas às multas previstas no art. 12 da Lei nº 8.218, de 29 de agosto de 1991; a saber:
- a) multa equivalente a 0,02% por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, limitada a 1% desta.
a1) Essas multas serão reduzidas: em 50%, quando for presentada depois do prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício e em 25%, se houver a apresentação do livro no prazo fixado em intimação.
Ressalte-se que, para se proceder a entrega da escrituração de forma extemporânea, a multa por atraso na entrega será gerada de forma automática, e somente ocorrerá o envio da ECF mediante a ciência da multa formalizada contra o contribuinte.
Sobre retificações.
Um questionamento importante e recorrente diz respeito à necessidade e forma para entrega das ECF retificadoras, uma vez identificada a necessidade de substituição da escrituração entregue. Dentre as questões mais comuns, deixo aqui os seguintes esclarecimentos:
- Inicialmente, é de se enfatizar que a norma manda apresentar ECF Retificadora sempre que a pessoa jurídica apresentar ECD substituta que altere contas ou saldos contábeis recuperados na ECF que se encontra entregue (ativa na base de dados do Sped).
- Nas situações registradas na ECD do ano corrente, por meio de “lançamentos extemporâneos”, de alterações contábeis referentes a exercício anterior, que alteraram a base de cálculo do IRPJ ou da CSLL escriturados na ECF daquele ano, a pessoa jurídica deverá apresentar ECF retificadora relativa ao respectivo ano-calendário, com os ajustes efetuados mediante adições ou exclusões ao lucro líquido (registros do e-Lalur e e-Lacs da ECF);
- A pessoa jurídica que entregar ECF retificadora alterando valores de apuração do IRPJ ou da CSLL já informados em DCTF deverá apresentar DCTF retificadora elaborada com observância das normas específicas relativas a essa declaração.
O que a experiência diz.
Considerando as informações que compõem a ECF e o seu nível de detalhamento, tem-se a dimensão da importância que se reveste a disponibilização ao fisco. Trata-se da mais importante obrigação acessória a ser cumprida pelos contribuintes pessoas jurídicas, e constitui uma das principais fontes de análises de seus resultados fiscais, utilizada pela administração tributária.
Especialmente para as empresas tributadas pelo lucro real, a ECF é uma escrituração totalmente vinculada com a contabilidade (ECD); portanto, uma correta alocação das contas, apuração das bases fiscais e identificação das situações e valores legalmente passíveis e possíveis são tarefas que devem estar a cargo de especialistas qualificados em auditoria fiscal e conhecedores da legislação tributária aplicada.
Em 37 anos de Receita Federal, certamente me deparei com muitas situações em que os contribuintes cometiam erros nas prestações das suas informações em suas declarações. Como por exemplo:
– exclusão de despesa considerada não necessária ou de despesa não devidamente comprovada a sua existência;
– exclusão de despesa que, pela sua natureza, não poderia constituir se tratar de despesa dedutível;
– exclusão de despesa com provisões, não demonstrada a sua anterior adição ou não demonstrada a sua efetiva realização;
– exclusão efetuada em linha de código genérico (outras exclusões) ou sem relacionamento com a contabilidade ou com a parte B do e-Lalur, quando a ECF disponibiliza linha de código específico e ou que exige relacionamento;
– exclusão com relacionamento vinculado à conta da parte B, que não possui saldo suficiente ou cujo saldo apresenta-se credor.
Por outro lado, podemos encontrar situações de adições não efetuadas, quando deveriam; como por exemplo:
– Falta de adição de despesas financeiras com passivos gerados pela aquisição de bens por arrendamento mercantil financeiro;
– Falta de adição de despesas de depreciação de bens adquiridos por arrendamento mercantil.
Há inúmeras outras situações não permitidas, ou somente permitidas mediante o relacionamento corretamente demonstrado com a contabilidade – ou com a existência de saldos na parte B do e-Lalur/e-Lac.
Isso chama a atenção do fisco.
Fato é que uma empresa ou grupo empresarial que comete erros na entrega das suas escriturações certamente frequentará a mesa dos auditores para as devidas revisões – o que nunca é desejável.
Como ex-auditor fiscal, ratifico que a melhor forma de se colocar corretamente e alcançar a melhor compliance fiscal é com a contratação de um profissional qualificado para auxiliar a elaboração desses instrumentos, e auditar a escrituração preventivamente à sua entrega. Esta é a principal dica para todos os leitores e contribuintes.
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Esse texto foi redigido em colaboração com Josenildo Soares da Silva – ex-auditor da Receita Federal 4ª. Região Fiscal – Advogado, especialista em direito tributário e em auditoria e consultoria fiscal. Recife-PE
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